第一章 长袖善舞的艺术 如何被领导和同事认可一、领导正焦急地等待着你的汇报 1．件件有回音、事事有着落 2．你汇报的次数永远少于领导对你的期望 3．事要干好，更要会汇报先说结果最好有书面材料点要浓墨重彩地说，分清详略逻辑要清楚，最好有个一二三四拿出方案和办法来二、正确理解领导指示的关键几招 1．指示不一定等于意图 2．正确理解领导指示的方法和规律 3．没听清也不敢问领导，早晚要出大娄子 4．随时拿出笔记本记录三、领导老挂在嘴边的 “眼力见” 到底是什么 1．“眼力见” 是办公室人的 “核心竞争力” 2．把自己的姿态放低，眼力见自然就见长四、办公室挨骂怎么办 1．领导常批评你绝不会是因为嫉贤妒能 2．当场声辩就是作死 3．被骂也是机会，坏事能变好事第一位的，尽快克服恐惧心理第二位的，虚心求教，比以前更频繁地去接触领导第三位的，积极帮领导分忧，争取立功机会五、领导突然叫你起来即兴发言，如何才能讲得头头是道第一个有，是有准备第二个有，是有态度，表态，可以套用 “感谢 + 自谦 + 认同” 第三个有，是有说法第四个有，是有 “爆点” 六、如何拥有温暖人心的力量 1．想得到有温度的对待，从充满元气的问候开始 2．对别人说 “不” 的时候怎样才不会撕破脸 3．永远别说人家孩子不行七、说到别人心花怒放的艺术 1．这两个字常挂在嘴边，同事领导都爱你 2．夸人不要隔靴搔痒 3．办公室里必会的几句口头禅 “明白了，我马上就办！你是专家，你的帮助太重要了！您对这个事怎么看？” 要不这样您看行不行？“您稍等，我有点拿不准，我去确认（查询）一下。” 八、秘书与领导的日常 1．旁观领导落实领导指示的几点启示看点一：马上就办看点二：及时让大领导知道看点三：详细性、逻辑性 2．领导都喜欢在回家的车上干点什么回短信、打电话。3．第一次陪领导出差，该注意点什么轻装上阵做好充分的材料、物资准备提前做功课，了解领导的习惯和喜好腿勤手勤、提前联系、有点眼色提前值机、选座位、打印登机牌第二章习惯为王 —— 如何培养办公室工作习惯为王 —— 如何培养办公室工作素养素养一、优秀办公室人需具备的三个习惯 1．优势源于自动自发 2．记日记，勤写作 3．乐于、善于交朋友二、工作拼到最后，其实就是拼身体 1．领导酒量都大？其实是因为人家身体好 2．忌盲目进补，管住嘴才是正道 3．贪睡并不能让你精力充沛三、办公室着装没有 Casual Friday（星期五便装日） 1．领导着装的自我修养与使命召唤首先是正式其次是执着于正式四、珍惜在办公室的每一分钟 1．每天空耗八个小时，是幸运的吗 2．即使靠专业吃饭，做人也是你一辈子的事业五、初入办公室，可以看看哪些书 1．快速入门读这些书 1）《参谋助手论：为首长服务的艺术》—— 王怀志、郭政 2）《每天懂一点行为心理学》——［日本］匠英一 3）《轴心：论秘书长》—— 段柄仁 4）《99% 的新人，没用心做好的 50 件事》——［日本］岩濑大辅 2．我眼中的职场小说 TOP 51）《二号首长》—— 黄晓阳 2）《沧浪之水》—— 阎真 3）《欲望之路》—— 王大进 4）《中国式秘书》—— 丁邦文 3．公文写作好书不多，这几本你还可以看看 1）《大手笔是怎样炼成的》—— 谢亦森 2）《怎样写文章》—— 王梦奎 3）《求是》—— 中共中央 4）《习近平用典》—— 人民日报社 5）《影响中国历史的十篇政治美文》—— 梁衡六、职场好习惯，从记日记开始养成 1．牛人都记日记 2．记日记的益处极大 1）记事 2）提升悟性 3）复盘思考型的。重在总结出有什么规律，得到了哪方面的提升，包括日常思考、灵感创意、读书笔记、经验总结等。七、做秘书工作，这样才能万无一失 1．自建档案来帮你首先是全面、详细地做好领导日程及活动的记录《昨日要情》其次要分门别类妥善保管好领导的书写资料再次，要收集和保存好领导的信件、会议材料、证书以及其他个人信息，个人资料最后，还要定期对这些档案进行整理，增强系统性 2．领导日程的五环管理法第一环基础环 —— 编制好每周日程第二环日常环 —— 每天早上核对提醒当日安排，晚上确认提醒次日安排第三环具体环 —— 盯死每个活动第四环归纳环 —— 归纳提炼系列性活动第五环记录环 —— 记录好实际日程八、工作不懂外包，你就只能自己干到死 1．常规工作要学会外包 2．哪些事不能自己一个人傻干 3．工作都外包了要我干吗 4．找到人帮忙的常见途径九、碎片化学习并不可耻 1．不要为自己经常看手机感到难堪 2．我们其实正在受益于碎片化阅读 3．有效进行碎片化学习的几种途径 适当聚焦一些领域精选上档次的平台拒绝标题党启迪代替灌输第三章沟通沟通再沟通如何打电话发信息一、机德反映人品 1．别做不接电话的讨厌鬼 2．不要让别人的短信成为来往的最后一条信息 3．短信称呼不能随心所欲 4．不署名，鬼才晓得你是谁啊 5．标点符号也有表情 6．注意！以下几种场合，发短信比打电话妥当给领导报告情况时非工作时间沟通工作时反复提醒对方时恭维求人煽情时 7．电话本是办公室工作的命根子熟悉单位架构的指引认识各部门负责人把部门主要负责人电话输进手机把电话本打印成 A4 大小夹在笔记本里，电子版存在手机里家里也要放电话本二、微信社交启示录 1．美化自己朋友圈的几大秘诀吐槽还是留在现实中微信名称实名制用真实的头像建立信赖感上传一些加班加点的情景发布几张读书学习的场面和体会抒发一点感恩和豪情壮志 2．点赞虽烦却真不能少 3．回复一个笑脸也好 4．从朋友圈延伸到现实的关心 5．微信里说 “在吗” 为什么特别招人烦三、打电话的最高境界：让别人听到你的笑意与和气第一，调子高一些，语速急促些第二，要打招呼第三，不要玩 “变脸” 第四，多用书面语讲电话第五，依依不舍地收尾第四章 笔杆子万岁！—— 如何写好公文一、帮领导写好公文，我们自己能得到什么第一，学习领导为人之道第二，学习领导怎么推进工作第三，学习领导怎么考虑斟酌问题第四，获得发光发亮的机会第五，接触大量的、第一手的信息资源二、如何用 5 分钟大幅提升一篇公文的质量和水准标题：正文序号行距三、写好公文的第一要务是做亮标题 1．“万能八条”、官言官语是标题大忌万能八条是一套写作的僵化模版，其内容如下：领导重视，提高认识；加强宣传，营造氛围；教育培训，提高素质；健全政策法规，完善制度；组织协调，形成机制；增加投入，依靠科技；加强监督，全面落实；总结反思，借鉴经验。2．对仗句和四六句还能用吗 3．做亮标题的几条规律旁征博引类生动比喻类数字概括类简短有力类设问设答类 4．亮眼的标题从记和找中来四、写实讲话稿正文的几种办法有一定的个性敢于触及矛盾和痛处细节丰富事实胜于议论举措具体可行五、我们不生产文字，我们只是文字的搬运工 1．建立写作资料库比抓耳挠腮管用大杂烩法分类法拍照法怀旧法 2．公文写作资料库里应当积累哪些内容最重要的是思想、观点其次是各种素材、实例最后是语句 3．动笔前一定要做专题研究文献研究背景摸底热线求助调查调研 4．公文搬运工必上的四类网站你都知道吗本单位新闻网搜索引擎专业数据库人民日报重要言论库、人民网领导人活动报道专页六、不再因错别字挨骂，还得靠这几条一是念一念二是帮一帮三是放一放四是查一查第五章 礼多人不怪 —— 如何安排好宴请一、排排坐吃果果：坐好位置再吃饭 1．别管主陪副陪那套，先把大领导安排好吧 2．不懂就要勤问服务员 3．未尽的问题分座的问题灵活处理的问题老先生问题二、敬酒时说话的七个法宝 1．敬酒不说话，你的身体就白伤了 2．不落俗套的敬酒话术自我介绍法回顾渊源法表扬赞美法感谢预祝法直抒胸臆法旁敲侧击法窃窃私语法 3．展现你的有规有矩和得体大气代酒问题礼仪问题三、成为点菜高手，看这一篇就够了 1．请人吃饭，你还在搞击鼓传花式的点菜吗 2．做一个懂行的客人 3．点菜之前问自己四个问题 4．手把手教你点菜果盘和点心冷盘热盘位菜主食和甜点酒水饮料打包埋单四、宴请如何选餐厅？不光看 “好吃” 1．“好吃” 并非宴请选择餐厅的主要标准隐居餐厅著名餐厅菜系餐厅特色餐厅 2．好的餐厅应当是办公室人的左膀右臂 3．互联网也能帮上忙了解餐厅预订座位熟悉菜品路线和停车实景地图第六章 胜利的大会 —— 如何组织好会议一、通知会议：一个都不能少 1．先别着急发通知 2．会议通知容易遗漏的几类人群 3．内容、方式和时间是会议通知的三要素 4．“一个都不能少” 的关键在确认发传真要有回执发短信要有回复参会信息要有反馈二、如何才能提高效率，避免在会海里淹死 1．开没有议题的会是浪费生命 2．想按时吃饭就提前排好议程 3．为每个上会事项准备一个 Memo（备忘录）事项来源： 事项名称、事项呈报部门。争议焦点： 相关部门的不同意见是什么，分歧各方的观点及各自依据是什么。请示事项 ：需要会议拍板解决的问题有几个，到底是哪些。决策建议：相关部门经调查研究提出的工作建议，即主管的职能部门觉得怎样办才好，以及之前的会签意见及相关领导的批示意见。三、开一个团结胜利的大会，千万别忽视这几个细节 1．安排贵宾室才体面 2．不要在现场当甩手掌柜 3．考虑好出入和停车问题 4．不错的会议背景板，你值得拥有活动档次与背景板复杂程度成反比视觉盲区一定要注意留白身体要紧，背景板安置好之后千万要记得散味四、开会只信烂笔头，不靠好记性 1．记录就是效力 2．开会前就要进入角色开会的日期、时间和形式？有什么人参与，谁是主持？开这个会是要探讨什么问题？问题的形式和现状是怎样的？提出什么解决方法或观点？达成什么共识？ 还存在什么问题？后续工作如何开展？谁负责什么事，需在何时完成？ 下次的开会时间？3．别只把自己当成速记员 4．趁热打铁整理记录第七章 欲善其事先利其器 —— 如何高效办公一、你根本不懂文件命名 1．文件命名越详细越好 2．用 “3W” 命名法给文件命名 “3W” 要素，When，Who，What。3．遵循习惯，给自己定制一套命名规则 4．对于重要文件，可以加上前缀二、你的办公桌为什么永远收拾不干净 1．改变你的心态和习惯 2．该留下的也千万别扔掉 3．收到名片应全部进行扫描 4．在废纸堆中效率更高纯粹是不靠谱的话 5．做好办公区的规划是一种 “顶层设计” 6．把桌子整理好再回家三、一个懒人的计算机文件夹整理懒办法 1．别把时间浪费在整理上 2．把未完成事项、库存文档和参考资料三类文档分开 3．层级太多是在给自己挖坑 4．习惯才是最重要的四、跟上云时代的步伐吧 1．如何更加 “任性” 的办公 2．搭建云库，实现资料共享 3．用云笔记记录点滴 4．是时候有一张二维码名片了五、细节决定命运：办公室邮件六原则 1．切忌空白主题 2．关于正文的三个原则原则一：礼多人不怪原则二：短句为上、简短为上原则三：比平常说话更委婉、更恭谦 3．请认真对待附件千万不要忘记贴附件正文里一定要对附件有说明附件一定要有编号和名称较短的文档附件，内容要在正文重现 4．必须要用邮件收发工具 5．别浪费电子邮件签名栏简明扼要地写上基本信息千万不要添加图片艺术字体等过于花哨的内容可以捎带不越界的个性 6．发完邮件保持沟通

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